Tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 gồm: Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng. Phòng Công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng Công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng Công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện. Phòng Công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, có con dấu và có tài khoản riêng, do Nhà nước bảo đảm về cơ sở vật chất, biên chế nhân sự, kinh phí tự chủ. Phòng Công chứng gồm có các viên chức hưởng chế độ lương theo đơn vị sự nghiệp công lập. Người đại diện theo pháp luật của Phòng Công chứng là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là Công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

Văn phòng công chứng được thành lập do nhu cầu của các cá nhân, chỉ cần 02 Công chứng viên hợp danh trở lên là có thể thành lập, do Công chứng viên tự chủ toàn bộ về cơ sở vật chất, biên chế nhân sự và kinh phí. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn. Nếu như Trưởng phòng công chứng được hình thành theo con đường bổ nhiệm thì Trưởng Văn phòng công chứng do các thành viên hợp danh tự bầu, tự thỏa thuận theo quy định của pháp luật liên quan về loại hình công ty hợp danh.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Công chứng thì Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng. Việc thành lập và hoạt động của Văn phòng công chứng được hưởng chính sách ưu đãi khi Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.

Đối với tên gọi của Phòng Công chứng, bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng Công chứng được thành lập, như: Phòng Công chứng số 1 tỉnh Cà Mau.

Còn tên của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. Ví dụ như: Văn phòng công chứng Nguyễn…; Văn phòng công chứng Trần ….; Văn Phòng công chứng Cao….

Việc chấm dứt hoạt động của Phòng Công chứng khi có quyết định giải thể của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Còn Văn phòng công chứng tự chấm dứt hoạt động; Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập theo quy định tại Điều 30 của Luật Công chứng; Văn phòng công chứng bị hợp nhất, bị sáp nhập.

Ngoài những điểm khác biệt nêu trên thì Phòng Công chứng và Văn phòng công chứng có những quyền và nghĩa vụ thực hiện nghề giống nhau được quy định tại Điều 32, Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 như sau: Được ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với Công chứng viên và các nhân viên làm việc cho tổ chức mình; Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác; Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân; được khai thác, sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu công chứng; các quyền khác theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan…/.

ĐỖ CẨM LÀI